Fonctionnalité #12438
Mis à jour par Elodie SOME-BLAD il y a plus de 4 ans
Dans le cadre des archives publiques plus particulièrement, un contrôle scientifique et technique est exercé, majoritairement par les Archives Départementales.
Ce contrôle est appliqué dans le cadre des éliminations et communications sur des archives non-communicables conservées par les collectivités.
Maarch RM permet l'intégration des AD au sein de l'application, afin de leur permettre d'autoriser ou non les demandes au sein même de l'application.
Toutefois, la grande majorité des Archives Départementales n'ont pas d'accès aux instances Maarch RM des collectivités, ou ne peuvent y accéder pour diverses raisons. La procédure réelle actuelle consiste à faire endosser le rôle Maarch RM de type Service de Contrôle aux Services d'Archives des collectivités, afin de se substituer au CST dès lors qu'ils reçoivent la validation par courrier postale ou mail.
La proposition consiste en la possibilité d'imprimer les bordereaux de demande d'autorisation électroniques pour les transmettre aux AD avec les bonnes informations.
**US**
En tant que correspondant d'archives, je veux transmettre un bordereau papier de demande d'autorisation (élimination ou communication) correspondant au bordereau électronique, afin de leur transmettre les bonnes informations sans avoir à réécrire en papier le bordereau déjà généré.
**Critères d'acceptation**
Étape 1 :
- bouton de téléchargement au format PDF du bordereau de demande d'autorisation (élimination et communication) à destination du CST ;
- possibilité de télécharger le bordereau dans la fenêtre du bordereau électronique disponible pour le Service de Contrôle ;
- bordereau de demande d'autorisation imprimable doit comporter a minima l'intégralité des informations présentes dans le bordereau électronique ;
- intégrer un encart de signature/tampon pour le CST dans le bordereau imprimable ;
Étape 2 :
- possibilité de déposer le bordereau tamponné par le CST et numérisé au moment de l'acceptation/rejet du Service d'Archives qui se substitue au Service de Contrôle (encart commentaire en rejet et acceptation agrémenté d'un drag&drop pour dépôt du justificatif) ;
- le dépôt du justificatif n'est pas obligatoire ;
- enregistrement de la preuve (bordereau tamponné) dans le SAE comme justificatif de l'autorisation et téléchargement de cette preuve dans le journal du cycle de vie (de la même manière que les attestations) ;
- le bordereau d'autorisation de communication ne doit pas être transmis dans les communications suivantes, mais seulement dans la communication qu'il concerne ;
- le bordereau de rejet d'autorisation de communication doit pouvoir être téléchargé via le journal du cycle de vie et transmis au demandeur pour justification.
[...]
Ce contrôle est appliqué dans le cadre des éliminations et communications sur des archives non-communicables conservées par les collectivités.
Maarch RM permet l'intégration des AD au sein de l'application, afin de leur permettre d'autoriser ou non les demandes au sein même de l'application.
Toutefois, la grande majorité des Archives Départementales n'ont pas d'accès aux instances Maarch RM des collectivités, ou ne peuvent y accéder pour diverses raisons. La procédure réelle actuelle consiste à faire endosser le rôle Maarch RM de type Service de Contrôle aux Services d'Archives des collectivités, afin de se substituer au CST dès lors qu'ils reçoivent la validation par courrier postale ou mail.
La proposition consiste en la possibilité d'imprimer les bordereaux de demande d'autorisation électroniques pour les transmettre aux AD avec les bonnes informations.
**US**
En tant que correspondant d'archives, je veux transmettre un bordereau papier de demande d'autorisation (élimination ou communication) correspondant au bordereau électronique, afin de leur transmettre les bonnes informations sans avoir à réécrire en papier le bordereau déjà généré.
**Critères d'acceptation**
Étape 1 :
- bouton de téléchargement au format PDF du bordereau de demande d'autorisation (élimination et communication) à destination du CST ;
- possibilité de télécharger le bordereau dans la fenêtre du bordereau électronique disponible pour le Service de Contrôle ;
- bordereau de demande d'autorisation imprimable doit comporter a minima l'intégralité des informations présentes dans le bordereau électronique ;
- intégrer un encart de signature/tampon pour le CST dans le bordereau imprimable ;
Étape 2 :
- possibilité de déposer le bordereau tamponné par le CST et numérisé au moment de l'acceptation/rejet du Service d'Archives qui se substitue au Service de Contrôle (encart commentaire en rejet et acceptation agrémenté d'un drag&drop pour dépôt du justificatif) ;
- le dépôt du justificatif n'est pas obligatoire ;
- enregistrement de la preuve (bordereau tamponné) dans le SAE comme justificatif de l'autorisation et téléchargement de cette preuve dans le journal du cycle de vie (de la même manière que les attestations) ;
- le bordereau d'autorisation de communication ne doit pas être transmis dans les communications suivantes, mais seulement dans la communication qu'il concerne ;
- le bordereau de rejet d'autorisation de communication doit pouvoir être téléchargé via le journal du cycle de vie et transmis au demandeur pour justification.
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