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Besoin de GPS&O :

Contexte
A la demande du COPIL du projet Maarch, il est demandé d’améliorer la fiche de liaison servant de bordereau de circulation au moment de la re matérialisation des parapheurs mis au visa ou à la signature manuscrite.
La fiche de liaison proposée par défaut dans Maarch ne correspond pas aux attendus de la Communauté urbaine en la matière. Les principaux axes de progrès attendus permettront de :
• faire ressortir tous les éléments nécessaires à la décision
• faire correspondre les terminologies employées au vocabulaire utilisé dans notre établissement, afin d’être clairement compris par les utilisateurs.

Eléments attendus par GPS&O
L’identité du document
La référence Maarch (ex : GPSEO/2021/114)
L’objet du document
Le type du document
Expéditeur et destinataire du document

Le circuit de validation
L’entité traitante
L’émetteur du document et ses coordonnées (mail et téléphone)
La liste des viseurs du workflow (y compris l’unité courrier lorsque cela est le cas) comprenant le prénom et le nom de la personne mais aussi sa fonction et une colonne pour la date informatique ou manuscrite du visa
Le signataire

Les caractéristiques du document
La priorité de traitement du document (normal/urgent/très urgent)
La date limite de traitement du document
Un champ obligatoire de description et de commentaires associés par les émetteurs (descriptif détaillé des documents soumis au visa/signature et du contexte de la demande)
Un champ obligatoire « annotation pour visa » (annotation des émetteurs dans le cadre de la demande de visa)
Un champ de saisie sur les directions associées à la préparation du document
Un champ de consignes de mise en parapheur (ex : nombre d’exemplaires à imprimer, mettre un paraphe sur toutes les pages, etc.)
Si possible, un cadre vierge pour les commentaires manuscrits de visa et signature d’une hauteur de 4 lignes environ

Fonctionnalités attendues
Sélection ou non des éléments et sous-éléments attendus individuellement
Intégration de la fonction de l’utilisateur en plus de son nom
Pouvoir éditer un modèle de fiche de liaison GPS&O par défaut reprenant ce canevas

Version : 21.03 (SaaS)

Pour cet élément le client demande une étude et un devis.