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Fonctionnalité #18547

Demande d'amélioration des fiches de liaisons | GPS&O

Added by Antoine HAGUES about 1 year ago. Updated 19 days ago.

Status:
Complément d'Informations
Priority:
2-Sérieux
Target version:
Start date:
10/20/2021
Due date:
Tags Courrier:
ROADMAP:

Description

Besoin de GPS&O :

Contexte
A la demande du COPIL du projet Maarch, il est demandé d’améliorer la fiche de liaison servant de bordereau de circulation au moment de la re matérialisation des parapheurs mis au visa ou à la signature manuscrite.
La fiche de liaison proposée par défaut dans Maarch ne correspond pas aux attendus de la Communauté urbaine en la matière. Les principaux axes de progrès attendus permettront de :
• faire ressortir tous les éléments nécessaires à la décision
• faire correspondre les terminologies employées au vocabulaire utilisé dans notre établissement, afin d’être clairement compris par les utilisateurs.

Eléments attendus par GPS&O
L’identité du document
La référence Maarch (ex : GPSEO/2021/114)
L’objet du document
Le type du document
Expéditeur et destinataire du document

Le circuit de validation
L’entité traitante
L’émetteur du document et ses coordonnées (mail et téléphone)
La liste des viseurs du workflow (y compris l’unité courrier lorsque cela est le cas) comprenant le prénom et le nom de la personne mais aussi sa fonction et une colonne pour la date informatique ou manuscrite du visa
Le signataire

Les caractéristiques du document
La priorité de traitement du document (normal/urgent/très urgent)
La date limite de traitement du document
Un champ obligatoire de description et de commentaires associés par les émetteurs (descriptif détaillé des documents soumis au visa/signature et du contexte de la demande)
Un champ obligatoire « annotation pour visa » (annotation des émetteurs dans le cadre de la demande de visa)
Un champ de saisie sur les directions associées à la préparation du document
Un champ de consignes de mise en parapheur (ex : nombre d’exemplaires à imprimer, mettre un paraphe sur toutes les pages, etc.)
Si possible, un cadre vierge pour les commentaires manuscrits de visa et signature d’une hauteur de 4 lignes environ

Fonctionnalités attendues
Sélection ou non des éléments et sous-éléments attendus individuellement
Intégration de la fonction de l’utilisateur en plus de son nom
Pouvoir éditer un modèle de fiche de liaison GPS&O par défaut reprenant ce canevas

Version : 21.03 (SaaS)

Pour cet élément le client demande une étude et un devis.

History

#1 Updated by Madina Makhmutova about 1 year ago

  • Status changed from A qualifier to A étudier
  • Assignee changed from Emmanuel DILLARD to Madina Makhmutova

#2 Updated by Madina Makhmutova about 1 year ago

  • Due date changed from 11/30/2021 to 11/15/2021

#4 Updated by Madina Makhmutova about 1 year ago

  • Status changed from A étudier to Complément d'Informations
  • Assignee changed from Madina Makhmutova to Antoine HAGUES

1. Compréhension de la demande
En tant qu'administrateur
Je souhaite mettre à disposition des utilisateurs une fiche de liaison conforme aux usages de mon organisation :
Ordre des données
choix des données imprimés
métadonnées spécifiques

Questions CDP :

1.Préciser l'émetteur - qui est-ce?
Commentaires des émetteurs ?
VISA
Note explicative -> si 3 lignes en annotation

2.L’identité du document - est-ce que c’est l’ID technique (numéro GED)
Préciser le besoin derrière (à quoi ça va servir)

3.Pas de changement des terminologies utilisés actuellement (trop d’impact)

4.L’utilisateur - est-ce que c’est l’attributaire du courrier ?
dans ce cas indiquer la fonction de l’attributaire ?

5.préciser l’unité courrier dans le cadre de Workflow

6.Un champ de saisie sur les directions associées à la préparation du document - préciser (si c’est pas une liste de diffusion)
Si autre chose - probablement champs saisie libre personnalisé

7.Un champ de consignes de mise en parapheur (ex : nombre d’exemplaires à imprimer, mettre un paraphe sur toutes les pages, etc.)
champ personnalisé? Annotation?

8.Sélection ou non des éléments et sous-éléments attendus individuellement
Aujourd’hui regroupé par thème - ne sera pas modifié

2. Proposition

A. Solution possible : Développement d’une nouvelle fiche de liaison en plus de celle existante
au format attendu
B. Autre solution : Ajouter uniquement les informations manquantes à la fiche de liaison actuelle - À évaluer

C. Solution 3 - Intégrer une fiche de circulation avec les informations voulus
Inconvénient - impossible de choisir les champs, l’ensemble d’une modèle pré paramétré est généré

3. Impacts

4. Evaluation
Version cible : 21.03
Effort :
Budget :

#5 Updated by Emmanuel DILLARD about 1 year ago

*CR atelier client 18/11/21
*

Proposition
"Création d'un type de pièce jointe et de modèles associés"

pré requis
- création type de pièce jointe "bordereau de liaison"
- création d'un ou plusieurs modèles de "bordereaux de liaison"

comportement
- avant re matérialisation du courrier, l'utilisateur génère un bordereau de liaison à partir d'un modèle prédéfini (présentation et données personnalisées)
- ce bordereau est imprimé en lieu et place de la fiche de liaison

Limites :
Tester si l'ensemble des données voulues sont fusionnables, sinon développements à prévoir

#7 Updated by Emmanuel DILLARD 6 months ago

  • Due date deleted (11/15/2021)

#8 Updated by Emmanuel DILLARD 19 days ago

  • Assignee changed from Antoine HAGUES to Capucine JOURDAN

Also available in: Atom PDF