Backlog Courrier

Extrait DSD client :

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11 Publipostage
11.1 Existant
DGD : Écrit des courriers à tous les maires. Utilise Word/Excel pour le publipostage.
Les 22 courriers sont mis en PJ du document de fusion avec les champs ⇒ un document Word avec 23 pages. Les courriers sont envoyés dans ixBus qui remplace toutes les balises #signature# par la griffe.
Dispose de dictionnaire de contact dans Excel : villes, écoles, habitants d’une rue.
Certains courriers passent par iX-Bus, d’autres sont signés manuellement.

11.2 Besoins
On est dans un besoin de publipostage suivi :
• A qui a-t-on envoyé le courrier ? ⇒ accès par publipostage#
• Historique d’un contact ⇒ accès par recherche contact#
• Suivi des pétitions : Savoir qui a écrit, répondre aux pétitionnaires.
En 2017 : 38 pétitions pour 355 pétitionnaires
En 2016 : 53 pétitions pour 486 pétitionnaires
En 2015 : 56 pétitions pour 537 pétitionnaires

Expression de besoins :
• Catégoriser les contacts dans des listes prédéfinies ⇒ oui, mais au travers de listes de publipostage. On ne touche pas à la catégorie de contact.
• Créer des listes à la volée pour les usagers
• Savoir que l’on a écrit à cette personne pour une raison x ou y
• La maquette est transmise par le service à l’administrateur fonctionnel qui l’enregistre en tant que modèle

11.3 Décisions
• 28/03 :Maarch contient les listes de référence pour le publipostage.
•

11.4 Modes opératoires
Constitution de la liste de publipostage
• A partir de l’administration
• Sur le modèle de la constitution des listes de diffusion, en allant chercher des contacts

Enregistrement d’une pétition
• Enregistrement de la pétition en tant que courrier Arrivée et récupération du n° de chrono
• Via l’administration du publipostage, création de la liste des pétitionnaires
• Rattachement de la liste au n° de chrono ⇒
◦ Rattachement des pétitionnaires au courrier Arrivée (attention mise en page sur 50 contacts)
◦ Verrouillage de la liste
◦ Création du contact à la volée ?

Publipostage – Génération des courriers
• Choix de la liste de publipostage
• Option « Publipostage à partir de la liste »
• Choix du modèle de courrier et go !
• Sur serveur et en LibreOffice : Création de n courriers de publipostage
• Chaque courrier est rattaché au contact
• L’objet du courrier : Titre du modèle + « - » Nom prénom contact
• Les courriers « Pétition » générés sont rattachés au scan de la pétition entrante par les liens bidirectionnels entre documents. Les masters ne sont pas joints (inutile)
• Le chrono est le chrono Départ suivi d’un n°de séquence
• La destination est positionnée à l’entité primaire de l’utilisateur
• L’état est positionné à IXBUS (paramétrable).

FAQ
• Le publipostage n’est pas bon : Nous conseillons de créer un projet de réponse à partir du modèle, puis demander l’avis des directeurs sur le contenu et la forme avant de générer le publipostage. Le n° de chrono Départ sera perdu si la génération n’est pas bonne.
• Cas publipostage « sec » => regarder l’intérêt de créer un doc maitre sur lequel lier les courriers.